Hoe werkt een factuurprogramma?

De mogelijkheden en functies van een factuurprogramma vergelijken

Zodra je een bedrijf bent gestart, ben je als ondernemer verplicht om een administratie te voeren in een overzichtelijke boekhouding. Dit geldt ook voor ‘kleine’ zzp’ers met een eenmanszaak. Hier zijn tegenwoordig hele handige online factuur- en boekhoudprogramma’s voor om je hierbij te helpen. Vragen die dan vaak spelen zijn: Hoe werkt een factuurprogramma en wat kan je er allemaal mee doen? In dit artikel leg ik je uit wat je er allemaal mee kunt doen, wat de mogelijkheden en functies zijn en kun je ze met elkaar te vergelijken.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Dè tool om je verplichte administratie bij te houden

Zoals gezegd moet je als ondernemer een administratie bijhouden. Belangrijke zaken hierbij zijn zoal: hoeveel geld komt er binnen van verstuurde verkoopfacturen? Hoeveel geld heb je uitgegeven aan inkoopfacturen? Deze facturen bij elkaar optellen en aftrekken, wat moet er dan aan btw worden afgedragen? Maar ook verder kijkend moet je als ondernemer één keer per jaar aangifte inkomstenbelasting betalen. Hierbij is het van belang hoeveel winst je gemaakt hebt in een bepaald boekjaar. De opbrengst van de aftrekposten mag weer afgetrokken mag worden van je uiteindelijke winst, zodat je minder belasting hoeft te betalen. Om aanspraak te maken op aftrekposten, dan is ook weer het bijhouden van een urenregistratie belangrijk. Om deze zaken goed overzichtelijk te maken en te houden, moet je werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Deze programma’s zijn hier met speciale functies voor ontwikkeld om dit voor iedereen gemakkelijk te kunnen doen.

De belangrijkste basis functies van een factuurprogramma

Hoewel er een verscheidenheid aan factuurprogramma’s op de markt zijn, voor zowel ‘kleine’ zzp’ers zonder personeel, als grote bedrijven met veel personeel, zijn de belangrijkste mogelijkheden en basis functies zijn veelal hetzelfde. Het verschil zit hem vaak in de uitstraling, opzet en lay-out van het programma. Ook legt het ene programma meer nadruk op het gebruik van een bepaalde functie als het andere programma.

Functies en mogelijkheden factuurprogramma

Basis functionaliteiten

Factureren (inkomsten van verkopen)
Gemakkelijk een factuur maken die aan de factuureisen voldoet en direct versturen via e-mail naar de klant voor betaling.

Klanten
Een klantenbestand bijhouden met alle NAW-gegevens van de klant. Dit is ook weer gemakkelijk bij vervolg facturen sturen.

Inkoopfacturen (uitgaven van inkopen)
Al de inkoopfacturen die je ontvangt van inkopen, kun je inboeken. Dit is van belang voor eventuele investeringsaftrek, de btw en inkomstenbelasting.

Leveranciers
Met deze functie kun je al jouw leveranciers uitgebreid met NAW-gegevens invoeren en beheren.

Offertes
Een offerte maken is tijdrovend. Met deze offertemodule automatiseer je dit, zodat je snel een professioneel uitziende en duidelijke offerte verstuur.

Urenregistratie
Met een urenmodule kan je je gewerkte uren per project of activiteit bijhouden. Zo kun je direct aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.

Btw
De btw voor de btw-aangifte wordt volledig automatisch opgesteld. Met één klik wordt de btw-aangifte ook rechtstreeks ingediend.

Bankzaken
Alle bij- en afschrijvingen van jouw zakelijke rekening worden hiermee geregeld. Zowel handmatig of met een volautomatische koppeling.

Financieel overzicht
Uitgebreide financiële overzichten en rapporten geven aan hoe je bedrijf ervoor staat. Dit noemen we de balans, winst- en verliesrekening.

Aanvullende (extra) functies

Rittenregistratie
Met de rittenmodule hou je gemakkelijk je zakelijke en privé ritten bij. Hierbij worden automatisch de kilometers berekent en geboekt in de administratie.

Maar ja, welk administratiepakket ga je kiezen?

Het aanbod aan online factuur- en boekhoudprogramma’s is groot. Je kunt een keuze maken uit wel tientallen soorten. Dat is ook wel logisch wat bijna ieder bedrijf heeft er wel een nodig en alleen al in Nederland zijn er bijna 2 miljoen bedrijven actief, dus steeds meer softwareontwikkelaars spelen hier graag op in. Van gratis te gebruiken tot ruim honderd euro per maand en van heel eenvoudig van opzet, tot zeer uitgebreid met vele functionaliteiten, dus ja wat kies je? Wat past bij mij? Wat heb ik nodig? Hoe zien ze eruit en hoe werken ze?

Vergelijk ze met elkaar op basis van look and feel

Boekhoudpakketten met elkaar vergelijken

In de basis zijn alle programma’s wel gelijkwaardig. Het grote verschil zit hem in de look and feel van een programma. Look and feel is het gevoel dat een programma of website oproept wanneer er gebruik van gemaakt wordt. Dit zit in de opmaak, kleurgebruik, lettertype en het belangrijkste, de werking. Hoe is bijvoorbeeld de manier van een factuur opstellen en versturen opgebouwd? Kan ik eenvoudig een koppeling maken met mijn webwinkel?

Bekijk de look and feel van verschillende boekhoudpakketten. Zo kun je een goede vergelijking maken tussen verschillende online administratiepakketten die populair in gebruik zijn onder zzp’ers.

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Programma's zoals het populaire e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!

Zo maak je zelf eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma, zo hou je altijd inzicht in niet alleen de financiële situatie van jouw eenmanszaak maar ook gelijk in de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte. Vergelijk hier alle factuur- en boekhoudpakketten

Vraagje: Hoe deed/doe jij de facturatie?

Startende ondernemers vragen zich vaak af hoe nou een ervaren 'collega' zzp'er is begonnen om zijn eerste factuur te maken. Dat had ik ook in het begin. Daarom wil ik aan jou, als ervaren zzp'er, als eerste vragen: waarmee heb jij je eerste facturen gemaakt en ten tweede: hoe doe je de facturatie nu na een aantal jaar zzp'en? Bedankt voor het delen!

Als starter deed ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...

Als ervaren ondernemer doe ik mijn facturatie:

  •   
  •   
  •   

Laden ... Laden ...