Hoe werkt een factuurprogramma?

5 mei 2021
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

De mogelijkheden en functies van een factuurprogramma vergelijken

Zodra je een bedrijf bent gestart, ben je als ondernemer verplicht om een administratie te voeren in een overzichtelijke boekhouding. Dit geldt ook voor ‘kleine’ zzp’ers met een eenmanszaak. Hier zijn tegenwoordig hele handige online factuur- en boekhoudprogramma’s voor om je hierbij te helpen. Vragen die dan vaak spelen zijn: Hoe werkt een factuurprogramma en wat kan je er allemaal mee doen? In dit artikel leg ik je uit wat je er allemaal mee kunt doen, hoe het werkt, wat de mogelijkheden en functies zijn en kun je ze met elkaar te vergelijken.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Dè tool om je verplichte administratie bij te houden

Zoals gezegd moet je als ondernemer een administratie bijhouden. Belangrijke zaken hierbij zijn zoal: hoeveel geld komt er binnen van verstuurde verkoopfacturen? Hoeveel geld heb je uitgegeven aan inkoopfacturen? Deze facturen bij elkaar optellen en aftrekken, wat moet er dan aan btw worden afgedragen? Maar ook verder kijkend moet je als ondernemer één keer per jaar aangifte inkomstenbelasting betalen. Hierbij is het van belang hoeveel winst je gemaakt hebt in een bepaald boekjaar. De opbrengst van de aftrekposten mag weer afgetrokken mag worden van je uiteindelijke winst, zodat je minder belasting hoeft te betalen.

Om aanspraak te kunnen maken op aftrekposten, dan is ook weer het bijhouden van een urenregistratie belangrijk. Om deze zaken goed overzichtelijk te maken en te houden, moet je werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Deze programma’s zijn hier met speciale functies voor ontwikkeld om dit voor iedereen gemakkelijk te kunnen doen.

Wat zijn de belangrijkste basis functies van een factuurprogramma?

Hoewel er een verscheidenheid aan factuurprogramma’s op de markt zijn, voor zowel ‘kleine’ zzp’ers zonder personeel, als grote bedrijven met veel personeel, zijn de belangrijkste mogelijkheden en basis functies zijn veelal hetzelfde. Het verschil zit hem vaak in de uitstraling, opzet en lay-out van het programma. Ook legt het ene programma meer nadruk op het gebruik van een bepaalde functie als het andere programma.

Functies en mogelijkheden hoe een factuurprogramma werkt

Basis functionaliteiten

Factureren (inkomsten van verkopen)
Gemakkelijk een factuur maken die aan de factuureisen voldoet en direct versturen via e-mail naar de klant voor betaling.

Klanten
Een klantenbestand bijhouden met alle NAW-gegevens van de klant. Dit is ook weer gemakkelijk bij vervolg facturen sturen.

Inkoopfacturen (uitgaven van inkopen)
Al de inkoopfacturen die je ontvangt van inkopen, kun je inboeken. Dit is van belang voor eventuele investeringsaftrek, de btw en inkomstenbelasting.

Leveranciers
Met deze functie kun je al jouw leveranciers uitgebreid met NAW-gegevens invoeren en beheren.

Offertes
Een offerte maken is tijdrovend. Met deze offertemodule automatiseer je dit, zodat je snel een professioneel uitziende en duidelijke offerte verstuur.

Btw en Btw-aangifte
De btw voor de btw-aangifte wordt volledig automatisch opgesteld. Met één klik wordt de btw-aangifte ook rechtstreeks ingediend.

Bankzaken
Alle bij- en afschrijvingen van jouw zakelijke rekening worden hiermee geregeld. Zowel handmatig of met een volautomatische koppeling.

Financieel overzicht
Uitgebreide financiële overzichten en rapporten geven aan hoe je bedrijf ervoor staat. Dit noemen we de balans, winst- en verliesrekening.

Aanvullende (extra) functies

Urenregistratie
Met een urenmodule kan je je gewerkte uren per project of activiteit bijhouden. Zo kun je direct aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.

Rittenregistratie
Met de rittenmodule hou je gemakkelijk je zakelijke en privé ritten bij. Hierbij worden automatisch de kilometers berekent en geboekt in de administratie.

Inkomstenbelasting
De mogelijkheid om direct via het boekhoudpakket ook zelf je verplichte inkomstenbelasting via IB-aangifte te doen, zonder boekhouder!

Maar ja, hoe en welk administratiepakket ga je kiezen?

Het aanbod aan online factuur- en boekhoudprogramma’s is groot. Je kunt een keuze maken uit wel tientallen soorten. Dat is ook wel logisch wat bijna ieder bedrijf heeft er wel een nodig en alleen al in Nederland zijn er bijna 2 miljoen bedrijven actief, dus steeds meer softwareontwikkelaars spelen hier graag op in. Van gratis te gebruiken tot ruim honderd euro per maand en van heel eenvoudig van opzet, tot zeer uitgebreid met vele functionaliteiten, dus ja wat kies je? Wat past bij mij? Wat heb ik nodig? Hoe zien ze eruit en hoe werken ze?

Vergelijk ze met elkaar op basis van look and feel

Boekhoudpakketten met elkaar vergelijken

In de basis zijn alle programma’s wel gelijkwaardig. Het grote verschil zit hem in de look and feel van een programma. Look and feel is het gevoel dat een programma of website oproept wanneer er gebruik van gemaakt wordt. Dit zit in de opmaak, kleurgebruik, lettertype en het belangrijkste, de werking. Hoe is bijvoorbeeld de manier van een factuur opstellen en versturen opgebouwd? Kan ik eenvoudig een koppeling maken met mijn webwinkel? Hoe werkt de btw-aangifte?

Bekijk de look and feel van verschillende boekhoudpakketten. Zo kun je een goede vergelijking maken tussen verschillende online administratiepakketten die populair in gebruik zijn onder zzp’ers.

Mijn keuze: all-in-one

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Google Documenten voor factuur

Google Documenten voor factuur

Gratis factureren Als beginnende zzp'er wil je niet meteen geld kwijt zijn aan een boekhoudprogramma voor je facturatie. Dat hoeft ook niet, je kunt namelijk prima facturen maken in Google Drive met Google Documenten (Docs) en dat helemaal gratis! ...

Lees meer
Factuurprogramma kopen

Factuurprogramma kopen

Het best geschikte factuurprogramma kopen voor jouw facturatie? Ben jij een eenmanszaak gestart als zzp'er? Dan neem je je werk uiteraard serieus. Hieronder moet ook je facturatie vallen. Neem je dat niet serieus, dan kunnen er betalingsproblemen ontstaan. Hier zijn...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads