De beste manier om jouw facturen te maken? Ideaal voor zzp

Voorbeeldtekst factuurherinnering per e-mail

Factuurherinnering sturen

Je hebt goede producten geleverd of hebt een mooie opdracht afgerond, alleen… laat de betaling van jouw klant nu op zich wachten. Het is één van de vervelendste dingen aan zzp’er zijn: omgaan met niet betalende klanten, de zogenaamde: wanbetalers… Weet jij wat je moet doen als de betalingstermijn van een factuur verstreken is?


In dit artikel geven wij je handige tips voor het schrijven van een e-mailbericht met factuurherinnering. Onderaan het artikel vind je bovendien een voorbeeldtekst die je als begeleidend schrijven in jouw e-mailbericht kunt gebruiken.

Tips voor het schrijven van een betalingsherinnering

  • Schrijf een vriendelijk verzoek tot betaling. Het kan natuurlijk zijn dat je klant gewoon vergeten is om je factuur te betalen. Je wilt hem of haar niet meteen tegen de haren instrijken.
  • Het is belangrijk dat de klant na het lezen van jouw eerste factuurherinnering direct actie kan ondernemen. Zorg daarom dat in de factuurherinnering alle informatie te vinden is die de klant nodig heeft om het factuurbedrag naar je over te maken. Voeg ook een kopie van de originele factuur toe, zodat de klant daar niet naar hoeft te zoeken.
  • Net als dat een factuur een betalingstermijn heeft, is het belangrijk dat je ook jouw herinnering een termijn mee geeft. Maak deze termijn niet te ruim – jouw klant is immers al te laat met betalen. Je mag best van hem of haar verwachten dat het bedrag binnen een paar dagen op jouw rekening is bijgeschreven.
  • Stuur de herinnering op tijd. Wacht na het verlopen van de factuur geen week met het versturen van de herinnering. Door de herinnering op tijd te versturen maak je duidelijk dat je jouw zaken goed op orde hebt. Heeft de klant het idee dat jouw boekhouding niet op orde is, dan is hij of zij eerder geneigd om nog even te wachten met betalen.
  • Houd de termijn van de betalingsherinnering goed in de gaten. Betaalt jouw klant na de factuurherinnering alsnog niet? Zorg dan dat je meteen na afloop van de termijn even belt. De klant moet weten dat je het serieus neemt.

Voorbeeld van begeleidend schrijven in e-mail

Voorbeeldtekst voor begeleidend schrijven bij factuurherinnering

Voorbeeldtekst begeleidend schrijven voor bij een betalingsherinnering

Hieronder vind je een voorbeeldtekst voor een factuurherinnering die je aan kunt vullen met jouw eigen bedrijfsgegevens en die je vervolgens als begeleidend schrijven kunt gebruiken in een e-mailbericht.

E-mail

Van: e-mailadres@jouwbedrijf.nl
Aan: e-mailadres@jouwklant.nl
Cc:
Bijlage: Factuur-[factuurnummer].pdf
Onderwerp: Betalingsherinnering [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]

Beste [naam klant],

Uit mijn administratie blijkt dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] ad € [bedrag] helaas nog niet voldaan is. Inmiddels is de betalingstermijn van de factuur verstreken. Ik vraag je dan ook om het factuurbedrag binnen 7 dagen over te maken naar [jouw IBAN-nummer] op naam van [jouw bedrijfsnaam] en onder vermelding van het factuurnummer.

Mochten de betaling en deze factuurherinnering elkaar kruisen, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]
[jouw zakelijke e-mailhandtekening]

Vergeet de bijlage (dus factuur) niet!

Voorbeeld van factuurherinnering als PDF in bijlage e-mail

Vergeet niet om de herinneringsfactuur als PDF-document aan de bijlage toe te voegen voor je de e-mail verstuurt!

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma.

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte..