Facturatie autorijschool

Hoe ga je de administratie voor je autorijschool bijhouden?

Als je overweegt om een autorijschool te starten, zijn er een aantal belangrijke zaken waar je rekening mee moet houden. Allereerst moet je als rijinstructeur en eigenaar van een autorijschool voldoen aan de wettelijke eisen en vergunningen regelen. Daarnaast is het belangrijk om je administratie goed op orde te hebben.

Het bijhouden van de administratie voor een autorijschool omvat verschillende aspecten, waaronder het beheren van de financiële administratie, het plannen van lessen, het bijhouden van leerlingen en hun vorderingen, en het voldoen aan wettelijke vereisten – er komt ongemerkt veel bij kijken.

Maar niet schrikken, in deze blog geef ik je praktische tips, zoals bijvoorbeeld de aanschaf en afschrijving lesauto, de btw en factuurvoorbeeld om de administratie met facturatie van je autorijschool efficiënt te organiseren.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Hier zijn de belangrijkste stappen en hulpmiddelen om je administratie effectief te beheren:

Financiële administratie autorijschool

• Facturatie en betalingen:
  • Digitaliseer de boekhouding van je autorijschool en investeer in boekhoudsoftware, zoals bijvoorbeeld dit slimme administratiepakket, om je inkomsten, uitgaven en belastingafdrachten bij te houden. Dit bespaart je tijd en zorgt voor een overzichtelijke en complete financiële administratie.
  • Registreer alle gemaakte facturen die aan leerlingen worden afgegeven.
  • Betaaltip: Werk met een QR-code op de factuur zodat er direct na afloop van de les in de lesauto kan worden afgerekend door de leerling.
  • Houd betalingen bij als de factuur mee naar huis gaat voor betaling achteraf en volg deze openstaande facturen op.
• Uitgavenbeheer:
  • Registreer alle zakelijke uitgaven, zoals brandstof, onderhoud van voertuigen, en verzekeringen.
  • Bewaar en categoriseer je bonnetjes en inkoopfacturen.
• Btw-aangifte:
  • Houd nauwkeurig bij hoeveel btw je moet afdragen.
  • Gebruik ook de boekhoudsoftware om de btw-aangifte te vereenvoudigen.

Hoeveel btw zit er op een rijles?

In Nederland is het standaard btw-tarief van 21% van toepassing voor autorijlessen. Dit betekent dat wanneer je als rijschool rijlessen aanbiedt, er 21% btw aan de cursist in rekening moet worden gebracht over de prijs van de rijles of rijlespakket.

Hier is een btw voorbeeld op de factuur ter illustratie:

• Kosten van een rijles (exclusief BTW): €41,32
• Btw (21%): €8,68
• Totale kosten van een rijles (inclusief BTW): €50,00

Vervolgens zet je dit zo op je factuur:

Omschrijving	Aantal uur	Prijs excl. btw	Subtotaal excl. btw
Rijles	1	41,32	€ 41,32
			————————
		Totaal excl. btw	€ 41,32
		Btw-bedrag (21%)	€ 8,68
			————————
		Totaal te betalen	€ 50,00

Neemt de cursist bijvoorbeeld een voordeelpakket van 10 lesuren bij je af, waarbij je een uurtarief hanteer van € 45 (€ 5 korting) dan ziet de factuur er vervolgens zo uit:

Omschrijving	Aantal uur	Prijs excl. btw	Subtotaal excl. btw
Rijlessenpakket	10	37,19	€ 371,90
			————————
		Totaal excl. btw	€ 371,90
		Btw-bedrag (21%)	€ 78,10
			————————
		Totaal te betalen	€ 450,00

Het is belangrijk dat je als zelfstandige autorijinstructeur deze btw correct berekent en aangeeft op je facturen. Deze btw die je van de leerling via de facturatie ontvangt, moet je vervolgens afdragen aan de fiscus tijdens je reguliere btw-aangifte periodes.

Btw teruggave op onderhoud en benzine

Voorts heb je zelf ook uitgaven (bedrijfskosten), zoals bijvoorbeeld brandstof, onderhoud en onderdelen van je lesauto, waarbij je zelf btw moet betalen over de rekening. Deze door jou betaalde btw mag je vervolgens wel aftrekken van de ontvangen btw van de cursisten. Het bedrag onderaan de streep moet je afdragen bij je btw-aangifte.

Als rijschoolhouder kan je de betaalde btw van bedrijfskosten verrekenen met de ontvangen btw van klanten.

Hierdoor kan je optimaal profiteren van de btw-aftrek en tegelijkertijd voldoen aan de fiscale verplichtingen.

Zorg er dus voor dat je als rijschoolhouder altijd de btw correct verwerkt in je administratie en dat je leerlingen duidelijke facturen krijgen waarop de btw apart vermeld staat. Omdat de cursisten particulieren zijn, moet je ook prijzen ook altijd aanbieden inclusief al de btw. Dit is verplicht volgens de eisen die er voor de facturatie gelden.

Factuur voorbeeld van een autorijschool

Hoeveel factureer je gemiddeld per rijles?

De kosten van een autorijles in Nederland kunnen variëren afhankelijk van de autorijschool, locatie, en eventuele speciale aanbiedingen of pakketten. Gemiddeld liggen de kosten per lesuur tussen de €40 en €60. Dit tarief is inclusief btw.

Hier zijn enkele factoren die de prijs kunnen beïnvloeden:

1. Locatie: In grote steden zoals Amsterdam, Rotterdam en Den Haag zijn de prijzen hoger zijn dan in kleinere steden of dorpen.
2. Rijschool: Bekende grote rijscholen met een goede reputatie kunnen hogere tarieven vragen.
3. Instructeur: Rijinstructeurs met veel ervaring of speciale kwalificaties kunnen meer kosten.
4. Pakketten: Veel rijscholen bieden pakketten aan die een aantal lessen en een praktijkexamen omvatten. Deze kunnen vaak voordeliger zijn dan losse lessen.
5. Acties en kortingen: Sommige rijscholen bieden introductiekortingen of speciale aanbiedingen aan nieuwe leerlingen.

Hier is een indicatie van wat je zou kunnen factureren. De genoemde prijzen zijn incl. btw:

• Individuele rijles (60 minuten): €40 – €60
• Pakket van 10 lessen: €400 – €600
• Theoriecursus en examen: €100 – €200
• Praktijkexamen: €200 – €250

Het is verstandig om meerdere rijscholen in jouw regio te vergelijken voordat je een keuze maakt van wat jij wilt gaat rekenen.

Aanschaf en afschrijving lesauto

De aanschaf en afschrijving op een lesauto kan leiden tot belastingvoordelen, omdat de afschrijvingskosten van de lesauto als bedrijfskosten worden beschouwd en dus de belastbare winst van je rijschool verlagen. Hier is hoe dat werkt:

1. Bedrijfskosten: Afschrijvingskosten zijn een onderdeel van de bedrijfskosten. Door deze kosten af te trekken van je bedrijfsinkomsten, verlaag je het bedrag van je belastbare winst.
2. Belastingvermindering: Een lagere belastbare winst betekent dat je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. Dit kan een aanzienlijk belastingvoordeel opleveren, vooral als de afschrijvingskosten hoog zijn in verhouding tot je totale bedrijfsinkomsten.

Wanneer je een lesauto aanschaft voor je autorijschool, is het belangrijk om de juiste afschrijvingsmethode te hanteren. De aanschafkosten van de lesauto kunnen worden afgeschreven over de gebruiksduur van de auto.

De belastingdienst stelt regels op voor de afschrijving van bedrijfsmiddelen zoals lesauto’s. Doorgaans kun je de auto in 5 jaar volledig afschrijven. Je kunt hiervoor de lineaire afschrijvingsmethode gebruiken, waarbij je elk jaar een gelijk bedrag afschrijft.

Voorbeeld: Stel, je start een autorijschool en je koopt een lesauto voor €30.000 met een verwachte levensduur van 5 jaar (afschrijvingsperiode). De lesauto heeft na 5 jaar nog een restwaarde van €5.000. Dan is de jaarlijkse afschrijving (€30.000 – €5.000) / 5 = €5.000 per jaar. Dit bedrag wordt elk jaar als kostenpost opgenomen in de boekhouding van de rijschool.

De boekhoudkundige verwerking ziet er dan als volgt uit:

1. Afschrijvingskosten boeken: Elk jaar wordt een bedrag van €5.000 geboekt als afschrijvingskosten.
2. Balans: De waarde van de lesauto op de balans vermindert jaarlijks met het afschrijvingsbedrag totdat de restwaarde is bereikt.
3. Resultatenrekening: De jaarlijkse afschrijvingskosten worden als kosten opgenomen in de resultatenrekening, wat het nettoresultaat verlaagt.

Tip: Het is aan te raden om de boekhouding van je autorijschool door een professionele boekhouder te laten verzorgen. Zij kunnen je adviseren over de juiste manier van afschrijven en ervoor zorgen dat je voldoet aan de fiscale regels rondom de boekhouding en lesauto’s. Ook kunnen ze dan de jaarlijkse inkomstenbelasting voor je verzorgen.

Leerlingenadministratie

Houd ook nauwkeurig bij welke leerlingen je lesgeeft, hoeveel uren zij hebben gevolgd en wanneer hun volgende les is. Documenteer vervolgens de voortgang van elke leerling, inclusief geslaagde lessen, theorie-examens en praktijkexamens. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een professionele uitstraling.

Door je administratie goed op orde te hebben, kun je je als autorijschoolhouder focussen op waar het echt om gaat: het begeleiden van leerlingen naar hun rijbewijs.