Wat te doen als factuur niet wordt betaald

Factuur wordt niet betaald? Volg tot 5 stappen en ontvang je geld

Iedere zzp’er ligt er wel eens wakker van: een klant die een factuur niet betaalt… De eerste betalingsherinnering heb je inmiddels al verstuurd, maar je hebt je geld nog steeds niet ontvangen. Wat nu? In dit artikel lees je welke 4 stappen je moet volgen als jouw klant de factuur ook na de eerste factuurherinnering niet betaalt, toch de rekening te laten betalen.


De 5 stappen die je moet volgen als jouw klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaalt:

  1. telefonisch contact opnemen over de nog niet-betaalde factuur
  2. een tweede betalingsherinnering sturen
  3. aanmaning sturen
  4. een incassobureau inschakelen
  5. naar de rechter stappen

Stap 1: telefonisch contact opnemen over de niet-betaalde factuur

Telefonisch contact opnemen dat de factuur nog niet is betaald

Als de uiterlijke betalingstermijn van de eerste betalingsherinnering ook al is verstreken, is het verstandig om telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Ga in dit gesprek niet teveel in op de oorzaken van het niet betalen, want dat kost je alleen maar energie. Maak liever concrete afspraken over hoe het nu verder gaat. Spreek duidelijk met elkaar af wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze telefonische afspraak vervolgens per e-mail.

In de meeste gevallen wordt de factuur na een vriendelijk doch dringend telefoongesprek voldaan.

Stap 2: een tweede betalingsherinnering sturen

Wordt de factuur nog steeds niet betaald? Stuur dan per e-mail een tweede betalingsherinnering. Je kunt hiervoor deze voorbeeldtekst als begeleidend schrijven in een e-mail gebruiken:

Beste [naam klant],

Ondanks een eerdere herinnering en ons telefoongesprek blijkt uit mijn administratie dat bijgevoegde factuur [nummer] ad € [bedrag] helaas nog steeds niet voldaan is. Inmiddels is ook de betalingstermijn van de betalingsherinnering verstreken. Ik vraag je dan ook om het factuurbedrag per ommegaande over te maken naar [IBAN-nummer] op naam van [bedrijfsnaam] en onder vermelding van het factuurnummer.

Mochten de betaling en deze tweede herinnering elkaar kruisen, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[naam]
[bedrijfsnaam]
[contactgegevens]

Stap 3: aanmaning sturen

Nog steeds geen betaling ontvangen? Dan stuur je nog een laatste aanmaningsbrief, ook wel sommatie genoemd. Je stelt dan jouw klant in gebreke en laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor zijn of haar rekening komen als betaling wederom uitblijft.

Stap 4: een incassobureau inschakelen

Wordt de factuur na de aanmaning nog niet betaald, dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. De meeste (startende) zzp-ondernemers met een eenmanszaak die te maken krijgen met een wanbetaler, kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. Wij raden dit ook aan. Als er geen geld wordt geïncasseerd, worden er namelijk ook geen kosten bij jou in rekening gebracht.

Incassoservice uitgelicht

Stap 5: als laatste naar de rechter stappen

Lukt het ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Deze stap is echter alleen rendabel als je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridische expert in kunt huren die jouw wanbetaler voor de rechter daagt. Zonder een dergelijke verzekering is de kans groot dat de kosten voor een rechtszaak hoger zijn dan die van de niet-betaalde factuur. Met een rechtsbijstandsverzekering ben je goed verzekerd voor onenigheid met klanten, maar ook voor andere zakelijke geschillen.

We hopen dat het niet zo ver zal komen om tot deze laatste stap door te moeten gaan!

Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen

Online factureren en boekhouden voor zzp'ers Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online boekhoudprogramma.

Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte..