Wat te doen als factuur niet wordt betaald

11 juni 2021
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

Factuur wordt niet betaald? Volg tot 5 stappen en ontvang je geld

Iedere zzp’er ligt er wel eens wakker van: een klant die een factuur niet betaald… De eerste betalingsherinnering heb je inmiddels al verstuurd, maar je hebt je geld nog steeds niet ontvangen. Wat nu? In dit artikel lees je tot welke 5 stappen je moet volgen als jouw klant de factuur ook na de eerste factuurherinnering niet betaalt, toch de rekening te laten betalen.

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

 

We willen allemaal graag zo snel mogelijk betaald worden voor geleverde artikelen of verleende diensten. De 5 stappen die je moet volgen als jouw klant na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaalt:

  1. telefonisch contact opnemen over de nog niet-betaalde factuur
  2. een tweede betalingsherinnering sturen
  3. aanmaning sturen
  4. een incassobureau inschakelen
  5. naar de rechter stappen

Stap 1: telefonisch contact opnemen over de niet-betaalde factuur

Telefonisch contact opnemen dat de factuur nog niet is betaald

Als de uiterlijke betalingstermijn van de eerste betalingsherinnering ook al is verstreken, is het verstandig om telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Ga in dit gesprek niet teveel in op de oorzaken van het niet betalen, want dat kost je alleen maar energie. Maak liever concrete afspraken over hoe het nu verder gaat. Spreek duidelijk met elkaar af wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze telefonische afspraak vervolgens per e-mail.

In de meeste gevallen wordt de factuur na een vriendelijk doch dringend telefoongesprek voldaan.

Stap 2: een tweede betalingsherinnering sturen

Wordt de factuur nog steeds niet betaald? Stuur dan per e-mail een tweede betalingsherinnering. Je kunt hiervoor deze voorbeeldtekst als begeleidend schrijven in een e-mail gebruiken:

Beste [naam klant],

Ondanks een eerdere herinnering en ons telefoongesprek blijkt uit mijn administratie dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] met een factuurbedrag van € [bedrag] helaas nog steeds niet is voldaan. Inmiddels is ook de betalingstermijn van de eerste betalingsherinnering verstreken. Ik vraag je dan ook om het factuurbedrag per ommegaande over te maken naar [IBAN-nummer] op naam van [bedrijfsnaam] en onder vermelding van het factuurnummer.

Mochten de betaling en deze tweede herinnering elkaar kruisen, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[naam]
[bedrijfsnaam]
[contactgegevens]

Stap 3: aanmaning sturen

Nog steeds geen betaling ontvangen? Dan stuur je nog een laatste aanmaningsbrief, ook wel sommatie genoemd. Je stelt dan jouw klant in gebreke en laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor zijn of haar rekening komen als betaling wederom uitblijft.

Stap 4: een incassobureau inschakelen

Wordt de factuur na de aanmaning nog niet betaald, dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. De meeste (startende) zzp-ondernemers met een eenmanszaak die te maken krijgen met een wanbetaler, kiezen voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau. Wij raden dit ook aan. Als er geen geld wordt geïncasseerd, worden er namelijk ook geen kosten bij jou in rekening gebracht.

Stap 5: als laatste naar de rechter stappen

Lukt het ook met een incassobureau niet om het betalingsconflict op te lossen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Deze stap is echter alleen rendabel als je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridische expert in kunt huren die jouw wanbetaler voor de rechter daagt. Zonder een dergelijke verzekering is de kans groot dat de kosten voor een rechtszaak hoger zijn dan die van de niet-betaalde factuur. Met een rechtsbijstandsverzekering ben je goed verzekerd voor onenigheid met klanten, maar ook voor andere zakelijke geschillen.

We hopen dat het niet zo ver zal komen om tot deze laatste stap door te moeten gaan!

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Deurwaarder voor zzp

Deurwaarder voor zzp

Yuridis – Deurwaarder op maat Halverwege 2018 kwam Yuridis op de markt. Een nieuw, online, deurwaardersplatform gebouwd op vele tientallen jaren ervaring van een landelijk netwerk van regionale kwaliteitskantoren. Een initiatief van de grootste deurwaardersvereniging...

Lees meer
Niet betalende klanten

Niet betalende klanten

Klanten die niet betalen: met incasso toch jouw geld Wanneer je werk of producten aan jouw klant hebt geleverd, verwacht je ook te worden betaald. Helaas gebeurt dat niet altijd. Je neemt na verloop van tijd nog eens contact op, want wellicht was de factuur aan de...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads