Factuur maken met Excel

8 juni 2021
Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

Direct aan de slag met factureren in Excel van Office 365

Word is een handig en overzichtelijk tekstverwerkingsprogramma die nog steeds veel gebruikt wordt voor de facturatie. Toch heeft het gebruik van een spreadsheet programma zoals Excel een aantal voordelen ten opzichte van factureren in Word. Jouw factuur maken met Excel als facturatieprogramma? Met mijn stapsgewijze handleiding kan jouw factuur zo meteen de deur al uit.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

 

Het voordeel van het gebruik van Excel voor factureren is dat je door gebruik te maken van formules, automatische berekeningen kunt laten maken. Bij meerdere leveringen van diensten of producten wordt dan automatisch het juiste totaal bedrag berekend en ingevuld. Ook de btw wordt voor je berekend. Hierbij kun je kiezen uit verschillende btw-tarieven die in Nederland van toepassing zijn.

Voorbeeld van factuur maken in Excel

Excel als facturatieprogramma

Gratis factuur maken in Excel? Stapsgewijze handleiding

Maak zelf in 4 stappen eenvoudig een eigen aangepaste Excel factuur:

Heb je geen Excel op jouw computer? Deze kan je hier voordelig bestellen. Een gratis alternatief? Die is er ook. Download en installeer dan gratis Apache OpenOffice of gebruik gratis Google Spreadsheets om een spreadsheet te maken.

Stap 1. Open Excel.

Stap 2. Kies ‘nieuw’ of ‘nieuw bestand’ maken.

Stap 3. Kies ‘Kleine bedrijven’ of klik op getoonde galerie op ‘verkoopfactuur’. In de galerie van categorie ‘Kleine bedrijven’ vind je sjablonen om snel een factuur te maken. Bekijk de verschillende voorbeelden en maak een keuze uit de sjablonen die jou het meeste aanspreekt.

Stap 4. Vul de gegevens in en verwerk de huisstijl (denk aan logo) van jouw (zzp)onderneming in de factuur.

Let op dat de facturen wel gemaakt moeten worden volgens een aantal vaste vereiste factuurgegevens!

Excel factuur voorbeelden en 3 gratis downloads

Facturen in Excel maken
Template uren factuur maken Excel

1. Uren facturatie format

Werk jij alleen op urenbasis? Ik heb voorbeelden en gratis downloads van kant en klare uren factuursjablonen. Zo kan je gelijk met dit format je gewerkte uren, gekoppeld aan datum en jouw uurtarief, naar de klant factureren.

Factureren in Excel met PDF

2. Standaard factuur format

Wil je een standaard factuur format om diensten of producten te kunnen factureren? Kijk dan ter inspiratie naar voorbeelden en download gratis een standaard factuur template.

Excel sjabloon voor producten factuur

3. Diensten en materialen format

Verleen je diensten met uurtarief en verkoop je hierbij ook onderdelen en/of materialen? Denk hierbij aan werkzaamheden in de bouw, hovenier, garage of installateur. Dan is dit kant-en-klare format met meerdere werkbladen zoals, materialeninvoer en database voor klantenbestand, een handige sjabloon om te gebruiken als verkoopfactuur.

Belangrijk: Converteer Excel factuur altijd naar PDF

Je factuur is gemaakt, wat nu? Verstuur je factuur nooit als Excel-bestand zelf (*.xlsx of *.xlsm) maar converteer hem altijd naar PDF (*.pdf )! De PDF-factuur stuur je dan met begeleidend schrijven digitaal naar de klant.

Bewaar de Excel-werkmap van je factuur ook digitaal op je computer en/of in de cloud en/of druk hem af voor de bewaarplicht van je boekhouding.

Factureren en ook gelijk boekhouden in Excel?

Voorbeeld van boekhouden in Excel

Ben je net gestart als zzp’er of freelancer, of wil je dat worden? Dan ben je wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. Boekhouden in Excel is dan een eerste stap om niet alleen snel en gemakkelijk je factuur te maken, maar ook gelijk je hele administratie in bij te houden.

Het Excel-boekhoudbestand bevat de volgende werkbladen:

  1. Basisinstellingen
  2. Factuur maken
  3. Verkoop & Opbrengsten
  4. Inkoop & Uitgaven
  5. Financieel overzicht
  6. Btw bedragen (kwartaal)
  7. Relaties

Download het gratis en handig Excel-boekhoudbestand om je hele administratie in bij te houden. Zo kun je direct aan de slag met factureren en boekhouden.

Tip: Geen Excel maar een gratis online factuurprogramma gebruiken

Waarom nog Excel gebruiken om te factureren? Tegenwoordig kun je heel gemakkelijk online je facturen en offertes maken in jouw huisstijl met een online factuurprogramma. En met een druk op de knop verstuur je jouw factuur ook gelijk in PDF naar je klant. Het grote voordeel hiervan is dat het facturatie gedeelte in een programma in veel gevallen nog gratis is ook! Je gaat alleen een klein bedrag van gemiddeld € 14,- per maand betalen als je ook gebruik wilt maken van de boekhoudmodule voor je gehele administratie. Hiermee kun je dan wel gelijk de factuur inboeken in je boekhouding, je btw-aangifte doen, uitgaven boeken en meer gemak en voordelen.

Dus niet steeds een nieuwe spreadsheet maken en elke keer alles handmatig verwerken in de administratie. Maar pakket upgraden voor nog meer gemak kan altijd later nog. Ik heb hier de voor- en nadelen van Excel versus online facturatie software voor je op een rij gezet.

Direct het gemak en eenvoud van een online factuurprogramma ervaren? Vergelijk & probeer:

Factureren met boekhoudprogramma [voorbeeld]
e-Boekhouden.nl
Maak, beheer én verstuur jouw facturen in eigen huisstijl, waardoor jouw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen jouw factuur direct betalen via iDeal. Ideaal boekhoudpakket voor zzp'ers. Bekijk website e-Boekhouden.nl
Rompslomp
Met hét meest eenvoudige factuurprogramma voor kleine bedrijven wordt factureren en offertes versturen een fluitje van een cent. Bekijk de website van Rompslomp
DigiBTW
Met enkele simpele handelingen is je eigen factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. Ook gemakkelijk je uren- en rittenregistratie bijhouden via app is mogelijk in het administratiepakket Bekijk de website van DigiBTW

Tip: Probeer meerdere pakketten uit voor je een definitief besluit maakt!

Er zijn meer factuur- en boekhoudprogramma's voor zzp'ers. Ook gratis!

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen echt nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Factuur voorbeeld

Factuur voorbeeld

Factuur voorbeelden & gratis sjablonen Maak een professionele factuur met voorbeeld factuur,praktische tips en gratis sjablonen voor alle soorten bedrijven. Of u nu een klein bedrijf, eenmanszaak of freelancer bent, het maken van een factuur is essentieel om...

Lees meer
Factuurprogramma Excel

Factuurprogramma Excel

Gratis je facturatie doen met Excel als factuurprogramma Voor ondernemers komt er een keer een tijd dat er een factuur gemaakt moet worden. Voor de ene ondernemer moet dit wat eerder gedaan worden dan bij een andere ondernemer. Dat is mooi werk, want factureren doe je...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads