Factuur tips voor de penningmeester
De penningmeester beheert naast het uitvoeren van boekhoudkundige handelingen, ook de facturatie van de club, vereniging of stichting. Dit kan voor een sportclub zijn, voor een kerk, hobbyvereniging of voor een goed doel. Dit moet wel zorgvuldig gebeuren want je bent namelijk ook verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van de jaarrekening. Dit is een financiële verantwoording die door de kascommissie namens de leden en het bestuur moet worden gecontroleerd. De cijfertjes moeten dus bij kascontrole wel kloppen! Vaak spelen bij verenigingen en stichtingen dan de vragen:
1. Moet ik met of zonder btw factureren voor mijn vereniging of stichting?
2. Hoe ziet een factuur eruit zonder btw?
3. Hoe maak ik als penningmeester eenvoudig en snel een geldige factuur?
4. Hoe werken kwitanties?
Factuur maken met of zonder btw?
Bij de facturatie speelt regelmatig de vraag of je nu wel of geen btw als omzetbelasting moeten factureren en afdragen. Ben jij als penningmeester op de hoogte van alle btw-verplichtingen waaraan jouw vereniging, club of stichting moet voldoen? Is de contributie of subsidie die je ontvangt belast met btw? Is een btw-sportvrijstelling van toepassing op alle facturen en activiteiten?
Of je btw-verplichtingen hebt, hangt geheel af van de activiteiten die er worden verricht en welke vergoeding je daarvoor ontvangt. Stem daarom tijdig de btw-positie af door vooraf contact op te nemen met de fiscus. Zo voorkom je het risico op naheffingen van btw, belastingrente en eventuele boetes.
Het hebben van btw-vrijstelling zal niet altijd voordeliger uitpakken. Want dan zal ook de aftrek van de voorbelasting niet langer terug te vragen zijn. Dit betekent dat de kosten zullen toenemen.
Btw-verplichtigen op de factuur
Factureren zonder btw
Voorbeeld van een verenigingsfactuur zonder btw
Hoe maak ik als penningmeester een geldige factuur voor mijn vereniging of stichting?
De beste manier van factureren is gewoonweg een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken. Waarom dit is kan je hier uitgebreid lezen. Sommige programma’s zijn zelfs ook speciaal ontworpen voor verenigingen en stichtingen. Hierin kun je bijvoorbeeld een complete ledenbestand in bijhouden, de contributie in een handomdraai innen, mailingen naar leden versturen en meer. Een bekend en gewaardeerd programma die zeer geschikt zou zijn is e-Boekhouden.nl
Word of Excel
Starten met factureren kan natuurlijk ook in Word of Excel. Maar door de vele handmatige handelingen, waarbij fouten op de loer liggen, raad ik je dit wel sterk af. Slimmer is het om gelijk vanaf de start een factuurprogramma te gebruiken.
Bekijk factureren in Word of Excel
Voorbeeld verenigingsfactuur maken in Word
Je mag zelf weten hoe je een factuur opmaakt en inricht, daar zijn geen regels voor. Wel moeten er verplichte onderdelen op staan. Een factuur die hieraan voldoet is hieronder gratis downloaden. Deze kan je als basis voor je verenigingsfactuur gebruiken.
Download in Word
Download voorbeeld in Word | zonder btw | 55 kB
Zoek je een andere stijl? De facturatie simpel houden? Ik heb meerdere ontwerpen gemaakt om uit te kiezen en gratis te gebruiken.
Licentie
Alleen voor verenigingen en stichtingen (niet voor distributie, wederverkoop of online publicatie). Lees ook de disclaimer
Verstuur altijd in PDF
Besluit je toch te gaan factureren met Word? Sla de gemaakte factuur dan ook altijd op in PDF en verstuur hem dan in dit formaat naar de sponsor, donateur of klant. Nooit het Word-document zelf!
Bekijk voorbeeld in PDF formaat | 156 kB
Hoe werken kwitanties?
Vaak werken penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen naast facturen ook met kwitanties voor het uitschrijven van een gedane betaling. Dit kunnen betalingen zijn van giften, donaties of schenkingen. Willen jullie ook gaan werken met kwitanties? Bekijk dan alles wat je moet weten over kwitanties, hoe je ze maak, hoe ze eruit zien, hoe het met de btw zit, hoe je ze uitgeef en dat soort zaken. Ook belangrijk om te weten.
Kwitantie als betaalbewijs
Krijg met deze tips je donaties sneller binnen
#1 Wacht niet en verstuur snel
#2 Gebruik een duidelijke betaalinstructie
#3 Zet bedankt op de factuur
Mijn beste tip: Gebruik zeker een factuurprogramma!
Veel plezier en succes als penningmeester van jouw vereniging, club of stichting!
Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen?
In deze tijd van het jaar starten weer veel zzp'ers een eigen bedrijf. Hier hangt wel aan vast dat je verplicht een correcte administratie moet bijhouden. Maar geen paniek, hier zijn tegenwoordig mooie oplossingen voor door te gaan werken met een online factuur- en boekhoudprogramma. Populaire programma's zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp zijn namelijk heel makkelijk in gebruik en zeer geschikt voor ieder type zzp'er. Exact is er voor ambitieuze ondernemers die vanaf de start willen groeien. Werken met een boekhoudpakket maakt factureren en boekhouden zelfs leuk. Echt een aanrader!
Zo maak je zelf eenvoudig je eigen facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur je ze direct naar de klant voor betaling. Jouw verkoopfactuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding. Ook je inkoopfacturen kunnen gelijk worden ingevoerd in het programma. Voordeel is zo dat je altijd inzicht hebt in de financiële situatie van jouw eenmanszaak. Voorts ben je altijd op de hoogte van de btw-afdracht die je moet reserveren voor de btw-aangifte.
