Factureren voor verenigingen en stichtingen

Factuur tips voor de penningmeester

De penningmeester beheert naast het uitvoeren van boekhoudkundige handelingen, ook de facturatie van de club, vereniging of stichting. Dit kan voor een sportclub zijn, voor een kerk, hobbyvereniging of voor een goed doel. Dit moet wel zorgvuldig gebeuren want je bent namelijk ook verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van de jaarrekening. Dit is een financiële verantwoording die door de kascommissie namens de leden en het bestuur moet worden gecontroleerd. De cijfertjes moeten dus bij kascontrole wel kloppen! Vaak spelen bij verenigingen en stichtingen dan de vragen:

1. Moet ik met of zonder btw factureren voor mijn vereniging of stichting?

2. Hoe ziet een factuur eruit zonder btw?

3. Hoe maak ik als penningmeester eenvoudig en snel een geldige factuur?

4. Hoe werken kwitanties?

Factuur maken met of zonder btw?

Bij de facturatie speelt regelmatig de vraag of je nu wel of geen btw als omzetbelasting moeten factureren en afdragen. Ben jij als penningmeester op de hoogte van alle btw-verplichtingen waaraan jouw vereniging, club of stichting moet voldoen? Is de contributie of subsidie die je ontvangt belast met btw? Is een btw-sportvrijstelling van toepassing op alle facturen en activiteiten?

Of je btw-verplichtingen hebt, hangt geheel af van de activiteiten die er worden verricht en welke vergoeding je daarvoor ontvangt. Stem daarom tijdig de btw-positie af door vooraf contact op te nemen met de fiscus. Zo voorkom je het risico op naheffingen van btw, belastingrente en eventuele boetes.

Het hebben van btw-vrijstelling zal niet altijd voordeliger uitpakken. Want dan zal ook de aftrek van de voorbelasting niet langer terug te vragen zijn. Dit betekent dat de kosten zullen toenemen.

Btw-verplichtigen op de factuur

Factureren zonder btw

Voorbeeld van een verenigingsfactuur zonder btw

Hoe maak ik als penningmeester een geldige factuur voor mijn vereniging of stichting?

De beste manier van factureren is gewoonweg een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken. Sommige programma’s zijn zelfs ook speciaal ontworpen voor verenigingen en stichtingen. Hierin kun je bijvoorbeeld een complete ledenbestand in bijhouden, de contributie in een handomdraai innen, mailingen naar leden versturen en meer. Een bekend en gewaardeerd programma die zeer geschikt zou zijn is e-Boekhouden.nl

 

Word of Excel

Starten met factureren kan natuurlijk ook in Word of Excel. Maar door de vele handmatige handelingen, waarbij fouten op de loer liggen, raad ik je dit wel sterk af. Slimmer is het om gelijk vanaf de start een factuurprogramma te gebruiken.
Bekijk factureren in Word of Excel

Hoe werken kwitanties?

Vaak werken penningmeesters van verenigingen, clubs en stichtingen naast facturen ook met kwitanties voor het uitschrijven van een gedane betaling. Dit kunnen betalingen zijn van giften, donaties of schenkingen. Willen jullie ook gaan werken met kwitanties? Bekijk dan alles wat je moet weten over kwitanties, hoe je ze maak, hoe ze eruit zien, hoe het met de btw zit, hoe je ze uitgeef en dat soort zaken. Ook belangrijk om te weten.

Kwitantie als betaalbewijs

Krijg met deze tips je donaties sneller binnen