Voorkom sturen betaalherinnering

21 december 2021
Johan Ooms, factuur expert
Johan Ooms

8 tips om je factuur sneller betaald te krijgen

Niets is zo vervelend als een te laat betaalde factuur. Het steeds weer opnieuw achter de klant aan zitten met een betaalherinnering, vergt vaak veel tijd en energie. Deze energie steek je liever in andere zaken als zzp’er. Je bent namelijk al druk genoeg met je klanten. Als je dan na het versturen van de factuur afhankelijk bent van de betaaltermijn van je klant of opdrachtgever is dat frustrerend.

Mijn beste tip om snel jouw factuur betaald te krijgen?

 

Daarnaast komt het ook nog regelmatig voor dat deze zich vervolgens niet aan de termijn houdt. Maar hoe voorkom je dit soort vervelende situaties en zorg je ervoor dat je facturen sneller betaald krijgt zonder dat een betaalherinnering nodig is? Hieronder vind je 8 tips voor zzp’ers met een eenmanszaak.

Tip 1: Doe je facturatie met betaalherinnering online

Op de markt is er een verscheidenheid aan bedrijfssoftware beschikbaar om gemakkelijk administratieve taken uit te voeren. Wil je efficiënt en effectief je facturatie doen, dan begint dit bij het gebruikmaken van een online factuurprogramma. Het voordeel aan zo’n factuursysteem is dat je factuur zo gemaakt en verstuurd is, verder hoef je de factuur niet meer te printen en te bewaren op papier. Het is beter voor het milieu en je hebt minder papierwerk rondslingeren.

Bovendien kun je met factuur software facturen eenvoudig terugvinden in een overzichtelijke lijst met ingebouwde zoekfunctie. Ook heb je meteen overzicht van klanten die wel en nog niet betaald hebben. Hierdoor manage jij je facturen een stuk beter. Zo is een betaalherinnering met een druk op de knop zo verstuurd. Met als resultaat dat ze sneller zijn betaald en het je minder tijd kost.

Tip 2: Maak professionele facturen

Wanneer je een factuur gaat maken om naar een klant te versturen voor betaling, is het van belang dat deze aan de factuureisen voldoet en er professioneel en overzichtelijk uitziet. Met factuur software heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van kant-en-klare factuur templates met een professionele uitstraling.

Deze zijn dus al voorzien van een heldere en begrijpelijke structuur en hoef je alleen nog maar in te vullen. Erg handig wanneer je niet zo’n held in bent in het maken van een goede lay-out. Klanten zien hierdoor snel hoe en naar waar ze het bedrag over kunnen maken. Hiermee voorkom je dus vragen over de factuur van klanten.

Tip 3: Stuur volledige facturen

Bij het opstellen van een factuur is volledigheid ook essentieel. Heb je de factuur al verstuurd en blijkt er achteraf informatie te ontbreken? Dan mag je er weer opnieuw mee aan de slag. Check dus altijd goed of alle informatie op de factuur vermeld staat en informeer voor de zekerheid nog bij je klant of zij nog specifieke factuureisen hebben. Hiermee voorkom je onnodige vertraging en extra werk.

Tip 4: Maak handig gebruik van een meer betaalmethoden

Wil je de betaling van je facturen door je klanten makkelijker maken? Geef ze dan betaalgemak door meer betaalmethoden bij de factuur te voegen, zoals een betaallink van iDeal, PayPal of QR-code. Zo kan de klant de factuur eenvoudig met één druk op de knop voldoen en heb jij snel je geld binnen.

Tip 5: Verstuur je facturen digitaal

Heb je eenmaal een professionele en volledige factuur opgesteld, dan is de volgende stap het versturen van de factuur. Met factuur software kun je facturen eenvoudig naar klanten versturen. Wanneer je een digitale factuur verstuurt, krijg je daarnaast ook sneller je geld binnen, omdat het sneller bij de klant aankomt. Op deze manier heb je je betaling een paar dagen eerder binnen dan wanneer je de factuur op de traditionele manier per post verstuurt.

Hieronder vind je drie goedkope of gratis factuurprogramma’s om online facturen te maken:

Factureren met boekhoudprogramma [voorbeeld]
e-Boekhouden.nl
Maak, beheer én verstuur jouw facturen in eigen huisstijl, waardoor jouw uitstraling en identiteit behouden blijft. Klanten kunnen jouw factuur direct betalen via iDeal. Ideaal boekhoudpakket voor zzp'ers. Bekijk website e-Boekhouden.nl
Rompslomp
Met hét meest eenvoudige factuurprogramma voor kleine bedrijven wordt factureren en offertes versturen een fluitje van een cent. Bekijk de website van Rompslomp
DigiBTW
Met enkele simpele handelingen is je eigen factuur zo gemaakt en direct per e-mail (als PDF en UBL) verstuurd. Ook gemakkelijk je uren- en rittenregistratie bijhouden via app is mogelijk in het administratiepakket Bekijk de website van DigiBTW

Tip: Probeer meerdere pakketten uit voor je een definitief besluit maakt!

Tip 6: Stuur factuur naar juiste persoon

Weet vooraf naar wie je de factuur moet sturen. Soms worden facturen niet op tijd betaald omdat ze niet naar de juiste persoon of afdeling zijn verzonden. Of is je factuur onvolledig omdat de crediteurenadministratie van het bedrijf waar jij je werkzaamheden voor hebt verricht, bepaalde kenmerken voor hun administratie op de factuur willen hebben. Dit komt vaak voor bij grote bedrijven. Als je niet zeker weet wie de facturatie beheert, bel of mail ze dan – het loont om te weten wie de rekeningen betaalt.

Tip 7: Stel betaal reminders in

Is de factuur al enkele weken geleden verstuurd, maar nog niet door de klant betaald? Dan kun je met facturatie software automatisch reminders instellen voor een betaalherinnering naar de betreffende klanten. Het kan zijn dat hij of zij je bericht wellicht over het hoofd heeft gezien of het heeft gelezen, maar in de tussentijd weer is vergeten. Wanneer je het opnieuw verstuurt, dan herinner je de klant weer even aan en vergroot je de kans dat de betaling sneller binnenkomt.

Tip 8: Integreer factuur software met incassobureau

Heb je al meerdere keren betalingsherinneringen verstuurd, maar geeft hij steeds geen gehoor? Grote kans dat je met een wanbetaler te doen hebt. Voor de zekerheid kun je er nog achteraan bellen, om te checken of de klant de berichten überhaupt heeft binnengekregen. Helpt dit ook niet? Dan kun je als laatste optie een incassobureau inschakelen, om alsnog je geld binnen te krijgen. Met een integratie tussen facturatiesysteem en een incassobureau kun je niet betaalde facturen automatisch doorsturen naar het incassobureau.

Johan Ooms, factuur expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb factuur.tips opgericht om mijn kennis met voorbeelden, downloads en tips over het hele facturatieproces van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Snel jouw factuur maken & betaald krijgen

Online factuurprogramma [voorbeeld]

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is starten met factureren en btw-aangifte doen nog te ingewikkeld? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Wat is een verzamelfactuur?

Wat is een verzamelfactuur?

Verzamelfactuur: wat is het en hoe werkt het? Met een verzamelfactuur worden er verschillende orders en leveringen op een enkele factuur verzameld en in één keer gefactureerd. Hierbij wordt er dus niet na iedere individuele levering een factuur opgesteld. Het doel is...

Lees meer
Bedanken voor factuurbetaling

Bedanken voor factuurbetaling

Maak optimaal gebruik van bedankbericht 'Bedankt voor het betalen' Iedereen vindt het fijn om bedankt te worden, zo worden er dan ook op verschillende manieren klanten bedankt voor een bestelling, order of opdracht. Waarom dan niet jouw klanten ook bedanken voor hun...

Lees meer
Downloads factuur voorbeeld
Gratis factuur downloads