Aanbetaling vragen met deelfactuur

Wat is een aanbetaling en hoe werkt het?

Het is voor eenmanszaken en zzp’ers net als het MKB heel gebruikelijk om voorafgaand aan een opdracht een aanbetaling te vragen. Dit doen we dan middels een deelfactuur, ook wel aanbetalingsfactuur genoemd. Zeker wanneer het om nieuwe klanten gaat. Maar wat is een aanbetaling en wat is een deelfactuur? Hoe werkt het en waar moet een aanbetalingsfactuur eigenlijk precies aan voldoen? In dit artikel leg ik het je uit en geef ik de drie belangrijkste redenen waarom jij als zzp’er een aanbetaling moet vragen.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Bij een aanbetaling factureer jij een deel van het totaalbedrag vooraf. Dit verlaagt voor jou dus het risico om met een opdracht aan de slag te gaan: jij ontvangt met het sturen van een deelfactuur namelijk in verschillende fases jouw geld. Dat is prettig, zeker wanneer het een langdurige opdracht of een opdracht met een hoog totaalbedrag betreft. Het voorkomt dat je in de financiële problemen komt omdat de betaling van een factuur te lang op zich laat wachten.

Ook is het ideaal wanneer je producten levert die jij moet inkopen voor de opdracht. De klant helpt je door een vooruitbetaling namelijk met de financiering van die producten. Anders bestaat de mogelijkheid dat je in de problemen komt met je cashflow.

Synoniemen
Voorschot met voorschotnota, deel met deelfactuur

Aanbetaling Engels
Deposit, down payment

Waarom aanbetalen?

1. Een aanbetaling geeft vertrouwen
Iedere relatie moet gebaseerd zijn op vertrouwen en dat is voor zakelijke relaties niet anders. Met het doen van een aanbetaling wordt vertrouwen uitgesproken tussen jou en jouw klant. Jouw klant geeft aan dat hij het vertrouwen heeft dat jij jouw werk goed doet. Jij geeft aan dat jij vertrouwen hebt in de samenwerking.

2. Aanbetalen zorgt voor commitment
Wanneer jouw klant bereid is om een vooruitbetaling te doen, geeft dat aan dat hij daadwerkelijk voor jou kiest. Het is het begin van een overeenkomst die jullie samen aangaan: jij gaat zo goed mogelijk jouw werk doen, jouw klant gaat jou hier op tijd voor betalen. Bijkomende voordelen van die commitment zijn dat jouw klant niet zomaar overstapt naar een andere partij én dat jij geen onbetaald werk doet wanneer de klant (even) niet tevreden is.

Ook voor jouw klant heeft commitment voordelen. Het betekent dat jij garandeert dat jij gedurende de opdracht uren voor hem beschikbaar hebt. Zeker bij projecten met lange doorlooptijden – denk aan maanden of zelfs nog langer – is voor jouw klant die garantie erg prettig.

3. Aanbetalen geeft jou zekerheid
Door één of meerdere aanbetalingen te vragen ontvang jij in verschillende fases jouw geld. Dat is prettig, zeker wanneer het een langdurige opdracht of een opdracht met een hoog totaalbedrag betreft. Het voorkomt dat je in de financiële problemen komt omdat de betaling van een factuur te lang op zich laat wachten. Ook is het ideaal wanneer jij producten of diensten van derden moet inkopen. Door het laten aanbetalen wordt er namelijk met een voorschot een financiële buffer gecreëerd.

Welke vormen van aanbetalen zijn er?

Je kunt bij een aanbetaling voor verschillende vormen kiezen. Bijvoorbeeld: 50 procent bij akkoord opdracht en 50 procent na oplevering. Of: 25 procent bij akkoord opdracht, 25 procent halverwege de opdracht en 50 procent na oplevering. Ook is een klein afgerond en vast bedrag vooraf vragen niet ongebruikelijk. Gebruik je voor één opdracht meerdere aanbetalingsfacturen, dan noem je die ‘deelfacturen’.

Kan ik een aanbetaling verplichten?

Je kunt jouw klant niet verplichten om een aanbetaling te doen. Wil jij jouw klant laten aanbetalen, dan moet je dit dus bespreekbaar maken. De meeste klanten zullen hier zeker voor open staan, mits je hier samen duidelijke afspraken over maakt. Bespreek van te voren duidelijk af of je wel of geen aanbetaling in rekening brengt én zo ja, welk bedrag of percentage er wanneer aanbetaald moet worden. Werk jij het liefst iedere opdracht met een aanbetaling, dan is het verstandig om dit op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Zo heb je dit altijd zwart op wit staan. Maar ook dan kun je jouw klant niet verplichten om een aanbetaling te accepteren.

Aan welke wetten en regels moet een aanbetaling voldoen?

Werk jij voor zakelijke relaties (lees: andere ondernemers of bedrijven) dan geldt er geen maximum voor het aantal aanbetalingen per opdracht. Ook bepaal jij zelf – eventueel samen met de klant – de percentages voor die aanbetalingen.

Werk jij voor particulieren, dan is er wel een belangrijke regel waar je rekening mee moet houden. Particulieren mag jij namelijk om maximaal 50 procent aanbetaling vragen.

Een aanbetalingsfactuur moet aan dezelfde factuurvoorwaarden voldoen als een gewone factuur, denk aan een uniek factuurnummer en een vermelding van het btw-bedrag. Dat laatste werkt als volgt. Op de aanbetalingsfactuur breng je de btw in rekening en vermeld je het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief. Op de eindfactuur breng je het restant dat jouw klant moet betalen in rekening met hierop het resterende btw-bedrag. Wat daarnaast belangrijk is bij aanbetalingsfacturen, is dat je op de eerste factuur duidelijk vermeld dat het een eerste deelbetaling betreft, op de tweede factuur een tweede deelbetaling et cetera. Op de eindfactuur vermeld je dat dit het resterende bedrag is van de opdracht en dat hiermee het totaalbedrag is voldaan.

Voorbeelden van aanbetalen met aanbetalingsfactuur

Sta je op het punt om jouw eerste aanbetalingsfactuur te versturen? Bekijk dan de verschillende mogelijkheden, tips en voorbeelden van deelfacturen voor de vooruitbetaling en en eindafrekening en ga meteen aan de slag. Veel succes!