Debetnota opstellen

Wat is een debetnota en hoe werkt het?

Een debetnota, of debetfactuur, wordt door de verkoper naar de koper gestuurd als een aanvullende factuur wanneer bij de koper te weinig in rekening is gebracht. Het is een correctie op een eerdere aangemaakte en verstuurde factuur met een vermeerdering van het bedrag op geleverde producten of verleende diensten op een factuur. Er dient dus een extra bedrag (na)betaald te worden. Voor de duidelijkheid zet je er dan op dat het gaat om een debetnota, maar eigenlijk is het een gewone normale factuur. Het komt ook niet veel voor. Het is meer een boekhoudkundig ‘dingetje’.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Indien er een fout is opgetreden in een factuur en deze reeds in de boekhouding is genummerd en ingeschreven mag men deze niet zomaar verwijderen. Je kan de factuur dan alleen corrigeren via een creditfactuur of debetfactuur. Wanneer het uiteindelijke totaalbedrag hoger is uitgevallen dan eerder gefactureerd is verstuur je een debetnota, ook wel aanvullende factuur of additionele factuur genoemd. Verwijder de eerste ‘foute’ factuur niet maar factureer gewoon verder.

Debetfacturen kennen dezelfde eisen en opmaak als een gewone factuur, het totaalbedrag is positief. Indien het bedrag niet positief maar negatief is, dan stuur je een creditnota.

Vaak wordt het woord ‘Factuur’ op de factuur vervangen door ‘Debetnota’ of ‘Debetfactuur’. Dit is niet verplicht maar geeft wel meer duidelijkheid over de factuur.

Hoe zit het met een debetfactuur en de btw?

De debetfactuur neem je net als een normale factuur in je boekhouding op. Ben jij ondernemer voor de btw en werk je met btw op de debetfactuur? Dit leidt er toe dat je de ontvangen btw die gerekend is weer moet afdragen aan de fiscus.

Hoe maak je een debetnota als aanvullende factuur?

Een debetfactuur of nota lijkt veel op een standaardfactuur. Zie ook de debetfactuur voorbeeld hieronder. Het belangrijkste verschil is dat standaardfacturen altijd een verkoop tonen, waarbij debetnota’s aanpassingen weergeven op transacties van facturen die al hebben plaatsgevonden. Feit is echter dat debetfacturen zelden of nooit uitgegeven worden. Ook niet in B2B-transacties. Maar er kan, dan meestal om boekhoudkundige redenen, om gevraagd worden.

De verkoper stuurt de koper daarentegen een creditnota wanneer er voor artikelen te veel in rekening is gebracht of wanneer de koper artikelen retourneert. Het factuurbedrag is dan negatief. Met creditnota’s wordt wel vaak gewerkt. Je kunt debetnota’s en creditnota’s zien als correcties of wijzigingen op een standaardfactuur. We noemen dit ook wel correctiefacturen.

Debetnota voorbeeld

Laten we een boekhoudkundig voorbeeld nemen. Je hebt bijvoorbeeld een klant een factuur gestuurd op basis van 10 geschatte uren voor een bepaald project. Dit was dus een factuur van 10 uur x € 39 = € 390 plus de btw. Je hebt uiteindelijk 6 extra uren aan het project gewerkt. Dan zou je de klant een debetfactuur kunnen sturen voor de extra gefactureerde uren van 6 uur x € 39 = € 234 plus nog de btw.

Om je een indruk te geven hoe de debetnota er dan met dit voorbeeld moet komen uit te zien, heb ik een voorbeeld voor je gemaakt om te bekijken. Zoals je dan zal zien zal er weinig verschil zitten tussen een normale factuur. Dit type factuur uitgeven zal dan ook meer voor de vorm zijn.