Let op: WEL btw op verzendkosten!

Btw over verzendkosten. Hoe zit het?

Wanneer je goederen verzendt via de post, koerier of transporteur is het vaak gebruikelijk om een bedrag aan verzendkosten, bezorgkosten, vervoerskosten of transportkosten op de factuur te vermelden. Er bestaan misvattingen over het feit of er nu wel of geen btw (omzetbelasting) over de verzendkosten gerekend moet worden.

Vaak is dan de vraag: hebben verzendkosten btw? Het antwoord is ja, over verzendkosten moet je wel btw factureren en met het juiste btw-tarief! De postzegels en pakketzegels die je bij PostNL koopt zijn wel vrijgesteld van btw, de bezorgkosten naar de klant niet! Het is begrijpelijk dat hierover verwarring is, vooral onder online retailers met een webwinkel.

Mijn beste factuurtip voor starters en alle zzp'ers?

Je moet als zzp'er verplicht een administratie bijhouden, gebruik hier vanaf de start gelijk een onmisbare tool voor:

Als je de bezorgkosten aan de klant gaat doorberekenen op de factuur, dan moet er dus ook btw over de verzendkosten op de factuur worden vermeld. Let er dus op dat de btw correct over de verzending wordt berekend, op de factuur gezet en verwerkt in de boekhouding. Bereken je geen btw over de verzending? Dan draai je zelf op voor de btw kosten bij een controle van de fiscus!

Rekenvoorbeeld: Een product heeft een netto verkoopprijs (dus zonder btw) van € 90. Het btw-tarief voor dat product is 21%. Voor de verzendkosten reken je een netto bedrag (dus ook nog zonder btw) van € 10. Over de verzendkosten moet dan ook een btw-tarief van 21% geheven worden. Het bruto bedrag dat betaald moet worden is dan: €90 + €10 = € 100 + 21% btw = € 100 + € 21 = € 121

Doe jij nog handmatig de facturatie in Word? Dan heb ik een handige btw-calculator om de juiste btw te berekenen over de bezorgkosten. Wel wil ik je meegeven dat je facturatie veel beter kunt doen met een gemakkelijk te gebruiken factuur- en boekhoudprogramma waarbij facturatiesoftware in is geïntegreerd. Een van de vele voordelen is dat met online boekhouden je btw-berekeningen automatisch voor je worden gedaan en correct op de factuur worden gezet. Zelfs je btw-aangifte!

Welk btw-tarief moet je op de factuur hanteren?

Voor bezorgkosten geldt hetzelfde btw-tarief als dat van toepassing is op het product die je levert of de dienst die je verleent. Valt de inhoud van de zending volledig in het 21% tarief, dan reken je het hoogste btw-tarief van 21% over de verzendkosten. Valt de inhoud onder het lage btw-tarief van 9%, dan bereken je 9% over de verzendkosten. Staan er echter goederen met verschillende btw-tarieven op de factuur, dan dient het hoogste btw-tarief die je op de factuur toepast in rekening gebracht te worden.

Bij facturen met goederen die vrij zijn van omzetbelasting, hoef je over de verzendkosten ook geen btw te berekenen.

Hoe zit het met de btw als het pakket naar het buitenland moet?

Als er een pakket met een bestelling naar het buitenland moet, dan maakt het voor de btw uit of dit pakket naar een particulier verstuurd gaat worden of naar een ondernemer. Ook maakt het voor de btw uit of deze verzending binnen de EU (Europese Unie) of naar buiten de EU is.

Moet er een pakket naar een particulier in bijvoorbeeld België of een ander land binnen de EU gestuurd worden, dan reken je gewoon de Nederlandse btw over de verzending. Belangrijk is wel dat de omzet van je bestellingen onder een bepaald drempelbedrag blijft die de EU-landen onderling hebben afgesproken. Blijf je onder dit bedrag, dan mag je de Nederlandse btw in rekening brengen. Kom je boven dit drempelbedrag uit, dan moet je het btw-tarief van het land van de klant in rekening brengen.

Gaat het pakket naar een ondernemer in België of ander EU land en is deze btw-plichtig, dan hoeft er geen btw berekend te worden. Niet voor de verzending en niet voor de artikelen. Voor buitenlandse ondernemers moet namelijk de btw door jou verlegd worden. Dit houd in dat de buitenlandse ondernemer zelf aan zijn btw-verplichtingen moet voldoen die in zijn land gelden. Jij moet wel op de factuur vermelden dat de btw-verlegd is. Want er gelden aanvullende factuureisen voor de btw en de facturatie over de grens.

Moet het pakket nog verder gestuurd worden naar een land buiten de EU, dan hoef je nooit btw te berekenen. Zowel niet voor de particulier, als voor ondernemer.

Kan je de btw verzendkosten terugvorderen?

Omdat er op post- en pakketzegels van PostNL geen btw zit, kun je ook deze niet als voorbelasting aftrekken. De btw die je zelf op jouw factuur doorberekend en ontvangt van klanten op de bezorgkosten moet je afdragen aan de Belastingdienst. De btw van inkoopfacturen die je zelf als voorbelasting moet betalen aan jouw leveranciers, zijn aftrekbaar en kan je terugvorderen of aftrekken (verrekenen) bij je btw-aangifte.

Aan zakelijk klanten binnen en buiten de EU reken je dus uiteindelijk geen btw over verzending met de bestelling. Deze kan je dan ook uiteraard niet terugvorderen.

Hoe ga ik factureren met verzendkosten?

Als je als ondernemer een pakket moet inpakken en versturen kost dat geld. Bezorgkosten en/of verpakkingskosten worden bij een verkoop vaak gezien als bijkomende kosten op de verleende hoofddienst of geleverde hoofdproduct(en). Deze bijkomende verzendkosten worden dan vaak als aparte regel op de factuur gezet. Zo is het ook voor de klant duidelijk dat er verzendkosten voor transport moet worden betaald, hoe hoog dit bedrag is en hoeveel de btw is. De de juiste verzendkosten berekenen is ook belangrijk voor het succes van je webshop.

Hoe ziet een factuur met bezorgkosten voor verzending er correct uit? Een juiste btw-berekening over de verzendkosten als extra regel op de factuur kan er dan zo komen uit te zien:

Voorbeeld verzendkosten met btw op factuur

Laten we nog een voorbeeld nemen om een juiste btw-berekening te maken voor de kosten van de verzending met de pakketpost. Stel dat een consument twee artikelen gaat bestellen bij jouw in de webshop waarop 2 verschillende btw-tarieven op van toepassing zijn. Een artikel heeft een bruto verkoopprijs (dus inclusief btw) van € 50. Het btw-tarief voor dit artikel is 21%. Het tweede artikel is een boek met een bruto verkoopprijs (dus inclusief btw) van € 20. Het btw-tarief voor boeken is 9%.

Omdat er verschillende btw-tarieven op de factuur in rekening worden gebracht, dan dient het hoogste btw-tarief dat in rekening gebracht te worden gebruikt voor de verzendkosten. In dit geval is dat dus 21%. Voor de verzendkosten reken je dan een bruto bedrag (dus met 21% btw) van € 4,95.

Het totale bedrag dat voor de bestelling gefactureerd moet worden is: €50 + €20 = € 70 + € 4,95 voor verzending = € 74,95

Deze bestelling kan je dan zo als volgt op de factuur zetten:

Omschrijving	Aantal	Prijs excl. btw	Totaal excl. btw	Btw-bedrag	Totaal incl. btw
Product 1	1	41,32	€ 41,32	8,68 (21%)	€ 50,00
Product 2	1	20,00	€ 18,35	1,65 (9%)	€ 20,00
Verzending	1	4,09	€ 4,09	0,86 (21%)	€ 4,95
			————————
		Totaal excl. btw	€ 63,76
		Totaal aan btw	€ 11,19
			————————
		Totaal te betalen	€ 74,95

Gratis verzending of toch niet?

Producten via je webshop verkocht en nu met een pakket via de post verzenden? De meeste webwinkels in Nederland versturen hun pakketten via PostNL. PostNL is een goede bezorgservice maar relatief wel wat duurder dan alternatieven bezorgdiensten zoals DHL, GLS, UPS of DPD. Welke bezorgdienst je ook kiest, het verzenden van pakketjes kost geld; iemand moet ervoor betalen.

De verzendkosten laag houden is een essentieel onderdeel voor het runnen van een succesvolle online webshop – moderne kopers verwachten lage prijzen en zelfs gratis verzending.

Als je de meeste klanten wilt aantrekken, is het aanbieden van gratis verzending dus een slimme zet. Want wil je dat zelf ook niet als je wat online besteld? Maar houd er rekening mee dat elke euro die je uitgeeft aan dozen, verpakkingsmateriaal en de kosten voor verzending direct van jouw winst af gaan. Wat je ook vaak ziet is dat een bestelling gratis wordt aangeboden bij een minimum bestelbedrag of minimum aantal artikelen. Voordeel is dat dit je gemiddelde bestelwaarde gaat verhogen en het helpt zo meer marge te hebben om de verzendkosten te kunnen verrekenen.

Denk dus strategisch na over hoe je de verzending gaat afhandelen met een oplossing die zo min mogelijk in jouw marges snijdt en toch aantrekkelijk blijft om te bestellen voor jouw klanten.